Avisenscanning und Saldenabrechnung

Scanning und automatische Verbuchung von Zahlungsavisen: Dieses Erweiterungsmodul zu Intercash ist eine in beliebige Fibu-Vorsysteme integrierbare Softwarekomponente zur automatischen Verbuchung von Zahlungsavisen.

Funktionen

• Scannen von ausgedruckten Zahlungsavisen in Papierform (nach Möglichkeit Scanner mit automatischem Papiereinzug) bzw. Einlesen von elektronischen Zahlungsavisen
• Automatische Verbuchung von Zahlungsavisen
• Customizing per Mausklick für neue Avisen- und Buchungsformatvorlagen
• Kein projektspezifischer Programmieraufwand, weder für Avisenformatvorlagen noch für Buchungsformatvorlagen
• Automatische Auszifferung von OP-Beständen
• Kostenstellenfähig
• Gestaffelte Übergabe von Buchungen an beliebige Fibu-Vorsysteme
• Import/ Export von vordefinierten Avisenformatvorlagen
• Import/ Export von vordefinierten Buchungsformatvorlagen
• Multibuchhaltungsfähig: Verschiedene Fibu-Vorsysteme können gleichzeitig verarbeitet werden
• Automatische Zuordnungsquoten von 100%
• Schnelle Identifikation von nicht gebuchten Fibu-OP´s: Intercash gleicht nicht nur die in der Fibu gebuchten OP´s mit den Positionen im Zahlungsavis ab, sondern erkennt auch, welche OP´s bislang noch nicht in der Fibu gebucht sind, obwohl sie im Zahlungsavis bereits vermerkt wurden. Entsprechend memoriert das Avisen Coglet die bislang nicht zuordenbaren Avis-Positionen für spätere Matchingläufe und übergibt an das Fibu-Vorsystem nur die Buchungssätze, für die entsprechende OP´s zugewiesen worden sind. Das Zahlungsavis wird erst dann als vollständig bearbeitet deklariert, wenn zu allen Avisepositionen entsprechende OP´s aus der Fibu gematcht und entsprechende Buchungssätze erzeugt worden sind.

Nutzen & Vorteile

• Produktivitätssteigerung im Buchhaltungsprozeß um den Faktor 10
• Verbesserung der Datenqualität für den Jahresabschluß
• Kein Programmieraufwand für neue Avisenschablonen
• Kein Programmieraufwand für spezielle Buchungslogiken
• Implementierungs- und Schulungsaufwand: 1 Tag
• Geringe Kosten im Vergleich zu Mitbewerberprodukten

Referenz

"Die Ruhrland Automobile AG & Co. KG ist ein BMW-Vertragshändler mit zahlreichen Niederlassungen im Ruhrgebiet, der Sitz der Hauptverwaltung befindet sich in Essen.

Seit einem Jahr bearbeiten wir u.a. die Zahlungsavise der BMW AG mit Intercash.

Alleine für diese Avisenbearbeitung betrug der Zeitaufwand bei 3.000 Buchungsposten (ca. 120 Seiten Zahlungsavisen) früher 20 bis 25 Stunden. Für die gleiche Menge an Buchungen benötigen wir jetzt nur noch 20 Minuten.

• Einlesen der elektronischen Saldenabrechnungsdatei, Dauer ca. 2 Minuten.
• Matching der 3103 Avisenzeilen gegen die OP-Daten (debitorisch/kreditorisch), Dauer ca. 2. Minuten
• Resultat: 2775 Buchungszeilen für erkannte OP-Daten, die verbleibenden Positionen bleiben in Intercash gespeichert und werden in einem nächsten Matchinglauf gegen die gegenwärtig noch fehlenden OP-Daten verarbeitet, Dauer ca. 10 Minuten.
• Export der durch Intercash erzeugten Buchungszeilen in das Fibu-Vorsystem, automatische Validierung, Verbuchung, Dauer ca. 4 Minuten

Formatvorlagen für neue Avisen und etwaige Änderungnen in der Buchungslogik können im Konfigurator durch den Anwender einfach per Mausklick und ohne Programmierung erstellt werden. Das spart Zeit und senkt die Kosten. Durch die elektronische Übertragung der Daten entfällt die manuelle Dateneingabe, wodurch sich die Datenqualität durch das Vemeiden von Tippfehlern erheblich verbessert.

Besonders erfreulich ist die angenehme Zusammenarbeit und die stets kompetente Hilfe im Bedarfsfall."

Ruhrland Automobile AG & Co. KG
Rechnungswesen
Ruhrtalstraße 71
45239 Essen
Tel.: +49(0)201-83690-618
Fax: +49(0)201-83690-699
http://www.ruhrland-automobile.de

Referenz

Die Autohaus Lindenberg GmbH arbeitet seit August 2008 mit Intercash. Über diese Software werden alle Bankdaten des Hauptbetriebes und der 5 Filialbetriebe abgearbeitet.

Im Zusammenhang mit der Intercash-Lösung wurde auch die Avisenbearbeitung in Anwendung gebracht.
Damit werden die Zahlungsavise der Adam Opel GmbH über Intercash verarbeitet und gebucht.

Die manuelle Verbuchung der durchschnittlich 400 Buchungsposten dauerte bisher mind. 3-4 Stunden. Für die Verarbeitung über Intercash ist nur noch ein Zeitaufwand von 0,5 Stunden erforderlich.

• Einscannen der Zahlungsavise über Abbyy Finereader, evt Korrektur nicht eindeutig erkannter Daten und erstellen der Textdatei
• Einlesen der Datei in die Avisenbearbeitung
• Abgleich mit den offenen Posten; ca 90 % der Daten werden erkannt
• Export der durch Intercash erzeugten Buchungen in das Fibu-System CARLO und Verarbeitung
• Die ca. 10% nicht zugeordneten Buchungsposten werden in das Fibu-System auf den Kreditor übernommen und nachträglich zugeordnet.

Die Verarbeitung über Intercash ist einfach, zeitsparend und fehlerfrei.

Die Zusammenarbeit und die Betreuung durch die Firma Softmark AG ist sehr gut.

Regina Dziggel
Finanzleiterin

Schnittstellen zur Fibu-Vorsystemen

• SAP
• DATEV
• EDS Carlo
• Navision
• Incadea
• BAAN
• [tse:nit]
• XENON
• SBS
• FibuNet
• FibuTop COMET
• Schleupen
• Varial
• Addison
• Branchware
• DKS
• All For One
• DRACAR
• UCS
• Ingosoft
• Weitere Schnittstelle auf Anfrage

Schutzrechte, Patente, Warenzeichen

US Patent No. 6,269,329

Systemvoraussetzungen

Windows-Betriebssystem aller Ausprägungen, ab Pentium 3 Prozessor, Mindesbedarf auf Festplatte: 100 MB, langsam wachsend auf ca. 500 MB. Dual Core Prozessoren werden unterstützt, sind aber keine Voraussetzung. Lauffähig in Terminal-Server- und Citrix-Umgebung.